Tableau: analisi Showback tramite il Repository di Tableau Server

Nel panorama aziendale odierno, guidato dai dati, Tableau si è affermato come uno strumento di business intelligence fondamentale per estrarre insight significativi e favorire decisioni informate. Tuttavia, con la crescente adozione e l'espansione delle implementazioni di Tableau Server, le organizzazioni si trovano sempre più spesso a dover affrontare la sfida di ottimizzare i costi associati a questa piattaforma critica. È qui che entra in gioco il concetto di FinOps, un approccio collaborativo e iterativo che mira a unire la gestione finanziaria con la governance IT e le relative operation, consentendo ai team di prendere decisioni di spesa più consapevoli e responsabili, misurando, analizzando e ottimizzando l’utilizzo delle risorse.

Questo articolo esplora una strategia potente per raggiungere gli obiettivi di FinOps all'interno del vostro ambiente Tableau: l'analisi "showback" basata sui dati granulari forniti dal Repository di Tableau Server. Attraverso l'esplorazione e l'interpretazione dei metadati del repository, le aziende possono ottenere una visibilità senza precedenti sull'utilizzo effettivo di Tableau, identificare aree di inefficienza e, in definitiva, ottimizzare gli investimenti in Tableau per massimizzare il valore e ridurre gli sprechi. Intraprendiamo un viaggio per scoprire come sfruttare la ricchezza di informazioni nascoste nel Repository di Tableau Server per trasformare la gestione dei costi di Tableau da un centro di spesa a un motore di valore strategico.
 

Il Contesto. Misurare costi e benefici di Tableau

Le criticità nella gestione dei costi di Tableau emerge quando manca una chiara visione di come questo strumento viene utilizzato. Questa mancanza di informazioni non è esclusiva delle aziende molto grandi e strutturate, ma può presentarsi anche in contesti aziendali più snelli. La carenza di visibilità sull’impiego della piattaforma può derivare da diverse ragioni, come

• la mancanza di un monitoraggio centralizzato 
• la difficoltà nel tracciare l'attività degli utenti
• o semplicemente la mancanza di tempo e risorse per analizzare i dati di utilizzo.

Questa opacità rende arduo comprendere appieno il valore generato da Tableau e identificare le aree in cui è possibile migliorare l'efficienza e ridurre i costi.

Tale mancanza di informazioni ha impatti negativi sia a livello di business che per il team IT/Operations. Per il business, questo rischia di non sfruttare appieno il potenziale di Tableau, con il rischio di decisioni meno puntuali e una conseguente perdita di efficienza operativa. Parallelamente, il team IT/Operations si trova a dover giustificare l'investimento in Tableau con difficoltà, faticando a ottimizzare l'allocazione delle risorse e a dimostrare il ritorno effettivo della piattaforma.
 

Il Problema

Approfondendo le specificità di questa sfida, emerge in primo luogo la difficoltà intrinseca nel quantificare l'impatto tangibile di Tableau sul business. Senza metriche chiare e automatizzate che colleghino l'utilizzo della piattaforma ai risultati aziendali (come l'aumento delle vendite, la riduzione dei costi o il miglioramento della soddisfazione del cliente), diventa arduo dimostrare il valore aggiunto reale dell'investimento. 

In secondo luogo, la mancanza di dati concreti e granulari sull'utilizzo effettivo della piattaforma rappresenta un ostacolo significativo. Non sapere chi utilizza quali dashboard, con quale frequenza, quali fonti dati vengono interrogate e quali risorse di server vengono consumate, impedisce una comprensione approfondita del reale valore che Tableau sta generando e delle eventuali aree di inefficienza. 

Di conseguenza, si manifesta una difficoltà critica nel dimostrare un solido ritorno sull'investimento (ROI) agli stakeholder finanziari e decisionali, rendendo precaria la giustificazione della spesa e potenzialmente limitando futuri investimenti strategici.

Le soluzioni tradizionalmente adottate per affrontare questa opacità, come la generazione di report manuali o la conduzione di sondaggi interni, si rivelano spesso inadeguate. I report manuali sono intrinsecamente imprecisi, soggetti a errori umani e offrono una visione parziale e statica dell'utilizzo. I sondaggi, pur fornendo un feedback qualitativo, sono dispendiosi in termini di tempo sia per la loro preparazione che per l'analisi delle risposte, e raramente forniscono i dati oggettivi necessari per una valutazione finanziaria rigorosa.

L'impatto di questa carenza di visibilità può essere concretamente quantificato in termini di mancato ritorno sull'investimento. Risorse finanziarie vengono allocate a Tableau senza una chiara comprensione del loro impiego e del valore che generano, portando a un potenziale spreco di budget. Inoltre, la difficoltà nel prendere decisioni basate su dati concreti sull'utilizzo di Tableau mina la capacità dell'organizzazione di ottimizzare i processi e identificare nuove opportunità. L'inefficienza operativa può manifestarsi in svariati modi, come risorse server sottoutilizzate o, al contrario, colli di bottiglia dovuti a un utilizzo non ottimizzato.

A cascata, questi problemi primari possono innescare ulteriori conseguenze negative. La perdita di fiducia nella piattaforma Tableau può insorgere se gli utenti percepiscono che non si sta massimizzando il suo potenziale o se non si riesce a dimostrare il suo valore. Infine, la difficoltà nel giustificare ulteriori investimenti in Tableau, come l'espansione della licenza o l'aggiornamento dell'infrastruttura, diventa un freno all'innovazione e alla crescita guidata dai dati.
 

Gli Obiettivi

L'obiettivo primario di affrontare la mancanza di visibilità sull'utilizzo di Tableau è duplice: da un lato, acquisire una comprensione nitida e dettagliata di come la piattaforma viene effettivamente impiegata all'interno dell'organizzazione; dall'altro, utilizzare questa conoscenza per giustificare in modo inequivocabile l'investimento sostenuto e per ottimizzare l'allocazione delle risorse infrastrutturali e umane dedicate a Tableau. Questo implica un approccio proattivo che va oltre la semplice osservazione passiva.

Operativamente, ciò si traduce nella creazione di dashboard di reporting sull'utilizzo che forniscano una panoramica completa e aggiornata sull'adozione di Tableau. Questi strumenti di visualizzazione dovrebbero rendere immediatamente identificabili gli utenti (o i dipartimenti) attivi, coloro che traggono regolarmente valore dalla piattaforma, e, altrettanto cruciale, gli utenti inattivi, le cui licenze potrebbero essere sottoutilizzate o riassegnate. Inoltre, è fondamentale misurare l'impatto concreto di Tableau sulle decisioni aziendali, cercando di correlare l'utilizzo di specifiche dashboard o analisi con risultati tangibili, come miglioramenti nei processi, identificazione di nuove opportunità o mitigazione di rischi.

Nel quadro concettuale del FinOps, questo approccio si concretizza nella pratica dello "showback". Lo showback rappresenta un meccanismo di trasparenza attraverso il quale l'utilizzo effettivo di Tableau e i costi ad esso associati vengono chiaramente attribuiti ai vari dipartimenti, team o centri di costo che ne beneficiano. Questa attribuzione dettagliata responsabilizza i singoli team sull'impatto finanziario del loro consumo di risorse Tableau, promuovendo una maggiore consapevolezza dei costi e incentivando comportamenti di utilizzo più efficienti e mirati al valore. Lo showback non è solo un esercizio di contabilità, ma un potente strumento di comunicazione e di engagement che allinea le decisioni tecnologiche con gli obiettivi finanziari dell'organizzazione.

La Soluzione

La soluzione per ottenere la visibilità necessaria e implementare con successo una strategia di "showback" risiede nello sfruttamento del repository di Tableau Server. Questa componente fondamentale dell'architettura di Tableau Server raccoglie in modo centralizzato una vasta gamma di statistiche di utilizzo e metadati operativi all'interno di un robusto database PostgreSQL. L'accesso a questa miniera di informazioni, sebbene inizialmente protetto, può essere agevolmente sbloccato attraverso l'esecuzione di pochi e semplici comandi da terminale sul server.

Una volta superata questa barriera di accesso iniziale, si apre un mondo di dati dettagliati sull'utilizzo di Tableau. È possibile tracciare con precisione chi sta effettivamente utilizzando la piattaforma, identificando gli utenti attivi, i creatori di contenuti e i consumatori di dashboard. Si ottiene una visibilità granulare su quali specifiche dashboard vengono visualizzate, fornendo indicazioni preziose sui contenuti più rilevanti e su quelli potenzialmente obsoleti o sottoutilizzati. Inoltre, è possibile analizzare la frequenza con cui le dashboard vengono consultate, permettendo di comprendere i pattern di utilizzo e l'importanza critica di determinate analisi per i processi decisionali.

La vera potenza di questa soluzione si manifesta nella possibilità di connettersi direttamente al database PostgreSQL del repository utilizzando il connettore a PostgreSQL di Tableau. Questa connessione diretta consente di sfruttare appieno le capacità analitiche e di visualizzazione di Tableau per costruire la reportistica personalizzata desiderata. È possibile creare dashboard interattive che mostrino l'utilizzo per utente, per dipartimento, per progetto, per fonte dati e persino analizzare le performance delle query e l'efficienza del server.

Questo approccio basato sui dati del repository offre un livello di visibilità sull'utilizzo di Tableau senza precedenti, superando le limitazioni e l'imprecisione dei metodi manuali o dei sondaggi. La disponibilità di dati concreti e aggiornati permette di giustificare l'investimento in Tableau in modo efficace, basandosi su metriche reali di adozione e utilizzo. Inoltre, questa trasparenza è il fondamento per implementare con successo il "showback", attribuendo l'utilizzo e i relativi costi ai centri di costo appropriati e promuovendo una cultura di responsabilità finanziaria all'interno dell'organizzazione.

I Risultati

L'adozione di questa strategia basata sul repository di Tableau Server si traduce in un significativo incremento della visibilità sull'effettivo impiego della piattaforma. Diventa possibile discernere con chiarezza gli utenti attivi, che generano valore attraverso l'interazione con Tableau, da quelli inattivi, le cui licenze potrebbero essere riallocate o il cui coinvolgimento necessita di essere stimolato. L'analisi rivela inoltre le dashboard più frequentemente utilizzate, evidenziando le informazioni critiche per l'organizzazione, e identifica le aree in cui l'adozione o l'efficacia dell'utilizzo potrebbero essere potenziate.

Questa ritrovata trasparenza conduce direttamente a una migliore giustificazione dell'investimento in Tableau, supportata da dati concreti sull'effettivo valore generato. Parallelamente, si apre la strada all'ottimizzazione delle risorse, consentendo di allocare in modo più efficiente le licenze, l'infrastruttura server e il tempo del team dedicato alla gestione della piattaforma.

Nell'ottica del FinOps, l'implementazione di un sistema di "showback" basato su questi dati di utilizzo trasforma la gestione dei costi di Tableau. Attraverso l'attribuzione precisa dei costi e dell'utilizzo ai dipartimenti e team, si instaura un clima di maggiore responsabilità finanziaria e si accresce la consapevolezza dei costi legati all'impiego della piattaforma. Questo meccanismo di trasparenza non solo facilita la comprensione del valore di Tableau a livello di singola unità organizzativa, ma incentiva anche comportamenti di utilizzo più oculati e allineati agli obiettivi di efficienza economica.