Shadow IT e Fogli di Calcolo. Digitalizzare i processi operativi con Google AppSheet

Introduzione

Anche nelle aziende più organizzate e dotate di strumenti avanzati (come Jira o i moderni CRM), esistono inevitabilmente dei processi "laterali". Sono quelle attività specifiche, nate da nuove esigenze dei singoli team, che non trovano una collocazione naturale nei software ufficiali perché troppo rigidi o costosi da personalizzare per micro-flussi.

Il risultato? Si finisce per gestire queste attività in una "zona grigia", utilizzando file Excel o Google Sheets scollegati dai sistemi centrali. Spesso si sceglie questa strada non per mancanza di tecnologia, ma perché il foglio di calcolo rappresenta la soluzione più veloce e immediata per iniziare a lavorare.Il problema diventa critico quando questi file - nati inizialmente come semplici annotazioni - si consolidano, proliferano e diventano essenziali per il business. Va da sé che gestire documenti scollegati, che continuano a moltiplicarsi senza controllo, in mancanza di un sistema di notifiche, di standard comuni e di sicurezza, è rischioso.

Il contesto

Quando il semplice file condiviso non basta più – e non necessariamente perché il volume delle attività è cresciuto – si delinea uno scenario molto comune nei team che si occupano di attività di supporto, del monitoraggio di scadenze o della gestione operativa. Spesso queste attività, pur potendo teoricamente rientrare nei sistemi aziendali, vengono gestite separatamente su fogli di calcolo perché percepiti come più immediati e meno rigidi per le esigenze quotidiane del gruppo di lavoro, ma se  inizialmente il sistema regge, mano a mano che le righe aumentano e più persone ci lavorano contemporaneamente, ecco che emergono limiti pratici evidenti. 

• Conflitti di versione: più persone aggiornano lo stato delle pratiche sullo stesso file, rischiando di sovrascrivere note fondamentali o di creare copie duplicate che generano confusione su quale sia l'avanzamento reale.
• Fragilità del dato: basta un errore di distrazione per alterare una data di scadenza o cancellare il link a un documento archiviato, mettendo a rischio il buon esito dell'intera pratica, senza che nessuno se ne accorga in tempo.
• Difficoltà di visione d'insieme: quello che su PC è una tabella gestibile, diventa presto una griglia illeggibile dove è difficile capire a colpo d'occhio quali sono le priorità in scadenza e cosa manca per completare l'iter.

L'impatto immediato è una perdita di efficienza. Il personale finisce per dedicare ore preziose alla "manutenzione del file" e alla verifica dei dati, distogliendo tempo ed energie dalle attività che generano vero valore per l'azienda.
 

Il problema. La staticità del dato passivo e l'assenza di governance

Un foglio di calcolo, per quanto complesso, ospita dati passivi. Esistono solo se l'utente li consulta. Per evitare, ad esempio, di dimenticare le scadenze, si cerca di correre ai ripari colorando le celle di rosso o segnandosi dei follow-up sul proprio calendario (Outlook o Google). Tuttavia, queste soluzioni non funzionano davvero perché calendario e file non si parlano: se cambi una data sul foglio Excel, il promemoria sul calendario non si aggiorna da solo. Si crea così l'illusione di avere tutto sotto controllo, ma basta una distrazione o un'assenza imprevista per mancare l'appuntamento decisivo perché l'avviso era rimasto alla vecchia data.

Questa modalità è caratterizzata da alcune criticità.

1. Non c’è un vero controllo: il sistema non ti obbliga a fare le cose giuste. È possibile segnare una pratica come "completata" anche se mancano i documenti fondamentali, spostando semplicemente il problema a valle.
2. I dati sono poco affidabili: non essendoci regole e controlli nell’inserimento dei dati è facile sbagliare (si può digitare una data errata o scrivere un importo nel formato non corretto, rendendo poi difficile fare report precisi).
3. I danni sono irreversibili: un errore di calcolo si può correggere, ma una scadenza mancata (perché nessuno ha ricevuto un promemoria) può sancire l'esclusione da un'opportunità o dare origine a sanzioni che si devono sanare.

I costi nascosti di questa cattiva abitudine

Analizzando le esperienze dei team che adottano questa modalità di lavoro, non tarda ad emergere la presenza di elevati costi nascosti.

• Sono generati, dal tempo perso in attività inutili: copiare dati, controllare se le email corrispondono al file, aggiornare i calendari a mano, ecc.
• Sono dovuti poi al rischio e alla correzione di errori: i dati inseriti manualmente contengono spesso sviste che richiedono tempo per essere trovate e corrette.
• Si aggiunga a questo il timore costante che "sfugga qualcosa" o che un collega abbia modificato il file per sbaglio, che crea verifiche ricorsive, da parte di più persone prive di coordinamento.

Gli obiettivi

Per risolvere le criticità descritte, non si possono semplicemente spostare i dati da un foglio Excel a un altro database. Alla radice del problema, infatti, c’è una mancanza di logica proattiva che deve presidiare l’intero processo di gestione. È necessario, pertanto, passare da una gestione "passiva", basata sulla memoria delle persone, a una gestione "attiva" e strutturata.

Nello specifico si deve procedere al cambiamento ponendosi alcuni chiari obiettivi. Vediamoli sinteticamente.

Proattività del sistema

L'obiettivo primario è ribaltare la logica attuale: il sistema non deve più aspettare di essere consultato, ma deve farsi carico del monitoraggio temporale. Vogliamo ottenere uno strumento che notifichi autonomamente l'avvicinarsi delle scadenze critiche, liberando il team dall'ansia di dover "ricordare tutto".

Integrità del dato alla fonte

È indispensabile eliminare il rischio di errore umano durante l'inserimento. L'obiettivo è avere un sistema che guidi l'utente, impedendo fisicamente di salvare una pratica se i dati sono incompleti o nel formato sbagliato (es. impedire l'avanzamento se manca un allegato obbligatorio). Questo serve ad azzerare il tempo perso successivamente per "ripulire" e correggere i dati.

Visione unificata e accessibile

L'obiettivo finale è eliminare i silos: non devono più esistere dati scollegati dai documenti. Si vuole ottenere un unico punto di accesso (una Dashboard centralizzata) dove convivono lo stato di avanzamento, i file correlati e lo storico delle attività, rendendo queste informazioni reperibili in pochi secondi sia da PC che da smartphone, senza dover incrociare email e cartelle di rete.

La soluzione. Creare un livello di intelligence con Google AppSheet

Per raggiungere tutti questi obiettivi il nostro consiglio è quello di adottare una piattaforma No-Code, nello specifico Google AppSheet.

In contesti come questo, infatti, è raccomandabile una soluzione agile invece dello sviluppo tradizionale. La scelta è dettata dal principio di proporzionalità. Spesso questi processi specifici, pur essendo critici per l'operatività del team, non giustificano l'attivazione di un intero ciclo di sviluppo software tradizionale, potendo arrivare a risultati pienamente soddisfacenti con un minor effort.

Mettere in piedi un team dedicato (frontend, backend, infrastruttura server) per gestire un flusso di scadenze sarebbe un investimento sovradimensionato, sia in termini economici che di tempi di rilascio. Allo stesso modo, i software pacchettizzati risultano spesso troppo rigidi per gestire micro-flussi così verticali. AppSheet è la soluzione ideale proprio perché copre questo spazio intermedio: ci permette di creare uno strumento professionale e sicuro, senza l’onerosità strutturale e i costi fissi di un progetto IT classico.

Perché AppSheet è la scelta più opportuna

AppSheet permette di costruire un'applicazione verticale su misura sopra i dati già esistenti (ad esempio i Fogli Google o Database SQL), senza migrazioni impegnative, per le sue intrinseche caratteristiche, che elenchiamo di seguito.

• Logica condizionale (Slices & Views): l'applicazione mostra a ogni utente solo ciò che è rilevante per il suo ruolo (Role-Based Access). Un manager vede i report, un operatore vede i suoi task. Questo riduce la complessità visiva e aumenta la sicurezza.
• Workflow automation (Bot): si possono configurare dei "Bot" che lavorano 24/7. Quando una scadenza si avvicina o una pratica cambia stato (es. da "In Lavorazione" a "Approvata"), il sistema invia automaticamente email o notifiche push alle persone giuste.
• Validazione guidata: i campi di inserimento sono dinamici. Se l'utente seleziona l'opzione A, l'app mostra i campi B e C; se seleziona X, mostra Y. Questo impedisce l'inserimento di dati incompleti o incoerenti.
• Integrazione nativa: l'app permette di gestire file su Google Drive e inviare Gmail direttamente dall'interfaccia, centralizzando l'operatività.

AppSheet o PowerApps? Scegliere la piattaforma giusta per il contesto giusto.

Quando si valuta l'adozione di strumenti low-code, il confronto naturale è tra Google AppSheet e Microsoft PowerApps. Non esiste un vincitore assoluto, entrambe sono soluzioni leader di mercato e, come sempre in questi casi, si devono valutare le specificità della situazione da affrontare. In linea di massima la scelta strategica dipende dall'ecosistema tecnologico già presente in azienda e dalle priorità specifiche del progetto.

Nella tabella abbiamo una sintesi delle differenze chiave per confrontare le due soluzioni e prendere una decisione più consapevole.
 

Il nostro consiglio: la tecnologia deve adattarsi all'azienda, non viceversa.

• Tendiamo a suggerire AppSheet quando l'obiettivo è la rapidità di esecuzione, la robustezza operativa (specie in mobilità/offline) e quando l'azienda utilizza già Google Workspace o ha bisogno di standardizzare processi dati in tempi brevi.
• Valutiamo PowerApps come scelta preferenziale quando l'azienda è fortemente radicata nell'ecosistema Microsoft 365, necessita di interfacce grafiche altamente personalizzate o integrazioni native profonde con Dynamics e SharePoint.

I risultati. Efficienza misurabile e controllo totale

Nei casi in cui è stata implementata una soluzione basata su AppSheet, si sono generati benefici tangibili immediati.

• Azzeramento degli errori formali: grazie ai campi obbligatori e guidati, il 100% delle pratiche inserite risulta completo sia per quanto concerne la documentazione che i dati.
• Recupero di efficienza: si è stimata una riduzione del 40% del tempo dedicato ad attività di segreteria (data entry, invio mail di sollecito manuali, ecc.).
• Scadenze e compliance garantite: nessuna scadenza critica è stata mancata grazie al sistema di notifiche automatiche.
• Abilitazione della Business Intelligence: il passaggio da dati destrutturati a strutturati ha permesso di creare dashboard di Business Intelligence per analizzare i carichi di lavoro e le performance del team.

Alcune raccomandazioni conclusive

La digitalizzazione efficace non richiede necessariamente interventi progettuali alle fondamenta del sistema IT o costi di licenza aggiuntivi. Spesso le aziende possiedono già gli strumenti abilitanti (che siano in Google Workspace o in Microsoft 365), ma manca l’opportunità o il metodo per trasformarli in applicazioni di business.

La raccomandazione strategica è di mappare i propri processi interni: ovunque ci sia un foglio di calcolo gestito da più persone, esiste un'opportunità per una soluzione no-code.

Miriade supporta le aziende proprio in questa fase delicata di scelta e disegno. Non ci limitiamo a implementare uno strumento, ma analizziamo il vostro ecosistema tecnologico per consigliarvi la strada migliore (AppSheet per l'agilità o PowerApps per l'ambiente Microsoft). Vi aiutiamo a ridisegnare il processo affinché la tecnologia scelta lo potenzi, garantendo sicurezza, scalabilità e reale adozione da parte degli utenti.

Si tratta, in conclusione, di valorizzare l'ecosistema esistente per chiudere i gap operativi.