Integrazione Jira e ANAC (PCP). Automatizzare Appalti e CIG

La gestione manuale delle gare d'appalto non è solo un'inefficienza, è un vero e proprio sabotaggio strategico degli investimenti fatti nella digitalizzazione. Si crea un paradosso in cui l'azienda è altamente ottimizzata al suo interno, ma estremamente vulnerabile e lenta nel momento più critico: l'interazione con il mercato e le istituzioni.

Molte aziende hanno investito massicciamente in strumenti di project management come Atlassian Jira Cloud per una ragione valida: orchestrare la complessità delle fasi di richiesta fornitura. Sebbene sia un sistema di gestione efficiente, ha una pecca: non ha soluzioni automatiche per comunicare con piattaforme esterne, come la Piattaforma Contratti Pubblici (PCP) di ANAC o sistemi di e-procurement quali Sintel e MEPA. Il trasferimento dei dati da Jira alle piattaforme esterne oggi avviene manualmente, dunque con alto consumo di tempo, esposizione a rischi di cybersecurity, errori e ritardi. Ad esempio, i team dedicati alle gare d’appalto, anche partendo da un ticket Jira completo e approvato, sono costretti a dedicare ore a ‘trascrivere’ gli stessi dati sui portali esterni per ottenere il Codice Identificativo di Gara (CIG) e adempiere agli obblighi normativi, che genera frustrazione e ansia legata a possibili errori umani.

In ottica di automatizzazione del processo, ci si scontra con l’incompatibilità architetturale profonda: Jira Cloud non è stato progettato per "parlare" con le piattaforme specialistiche citate, infatti i con i connettori standard non è possibile comunicare nativamente con API che richiedono protocolli di sicurezza avanzati, come le firme digitali JWS e i certificati eIDAS usati da ANAC. Il tentativo di rendere le operazioni automatiche sembra essere destinata a naufragare prima di iniziare.

Ma una soluzione esiste, e risiede in un'integrazione centralizzata e costruita su misura.

Il contesto: il collo di bottiglia tra Jira e l'e-procurement esterno

Il problema emerge quando un flusso di lavoro interno, perfettamente ottimizzato con Jira, deve interfacciarsi con un ecosistema esterno rigido e frammentato. Una richiesta di fornitura nasce come ticket, si arricchisce di dati e segue un iter approvativo tracciato, fino a diventare una pratica pronta.
E poi il processo si blocca. La mancanza di una connessione automatica e governata con le piattaforme esterne crea un collo di bottiglia che impatta l'intero ciclo di approvvigionamento, perché rallenta la capacità dell'azienda di acquisire risorse essenziali.

Il problema: incompatibilità Jira Cloud, API ANAC e sicurezza JWS

Le specifiche di sicurezza (firma JWS) e i modelli dati rigidi (schede JSON) sono il cuore dell'incompatibilità tra Jira e le API di ANAC. I tentativi di risolvere il problema con soluzioni parziali, come esportazioni manuali o script improvvisati possono funzionare come metodo temporaneo, ma chiaramente non sono scalabili. L'investimento in Jira viene così parzialmente vanificato nel momento in cui il processo si arena contro l'impossibilità di ottimizzare il flusso del dato. Un ritardo nell'ottenimento del dato potrebbe causare ritardi a cascata su tutta la parte restante del progetto, e questo genera un timore diffuso di commettere errori con gravi ripercussioni, oltre che paura nei confronti dei processi di audit.

Gli obiettivi: automatizzare il CIG e centralizzare i flussi dati da Jira

L'obiettivo strategico non è semplicemente "connettere due sistemi", ma creare un processo di gestione dei flussi di dati esterni digitale, governato e end-to-end.

Specificamente:

1. Centralizzare e automatizzare la comunicazione con le piattaforme esterne, sia per download sia per invio.
2. Costruire un metodo di integrazione capace di dialogare con un ecosistema eterogeneo.
3. Eliminare il data entry manuale e il rischio di errori umani in modo definitivo.
4. Garantire coerenza, tracciabilità e integrità dei dati attraverso un unico punto di controllo.
5. Rendere visibile lo stato esterno direttamente nel ticket Jira, trasformandolo nella “fonte di verità” del processo.
6. Liberare il personale qualificato da compiti manuali e ripetitivi.

La soluzione: il Middleware Hub per l'integrazione Jira, ANAC e Sintel

La soluzione è lo sviluppo di un servizio intermedio (Middleware) che agisca come un hub di orchestrazione tra Jira e l'intero ecosistema di piattaforme esterne.
Questo middleware non è solo un connettore, ma una soluzione di data governance che abilita diverse funzionalità. Vediamole in sintesi.

• Ascolto intelligente degli eventi Jira: avviene tramite webhook, ovverosia tramite trigger automatici di chiamate API HTTP, l'hub viene notificato quando un ticket è pronto per l'invio a una piattaforma esterna.
• Recupero di dati centralizzato: interroga le API di Jira per raccogliere tutte le informazioni necessarie da un'unica fonte.
• Mappatura: converte i dati di Jira nei formati specifici richiesti da ciascuna piattaforma (es. JSON).
• Gestione della sicurezza: gestisce centralmente i certificati digitali (es. eIDAS) e appone la firma JWS a ogni richiesta (es. per ANAC).
• Orchestrazione della comunicazione: invia i dati alla piattaforma corretta, gestendo le risposte, gli errori e i tentativi.
• Ciclo di feedback unificato: una volta ottenuto il CIG o un altro status, l'hub aggiorna automaticamente il ticket Jira originale e chiude il loop.

Perché è l'unica scelta strategica? Perchè risolve tutte le criticità che rendevano impossibile l’automatizzazione del processo: (1) il processo manuale (inefficiente, costoso e insostenibile), (2) il ricorso a connettori commerciali (dato che non esistono soluzioni pronte sul marketplace Atlassian in grado di gestire la complessità e i protocolli di sicurezza specifici delle API con sistemi di sicurezza avanzati) e (3) gli sviluppi puntuali per cui creare una connessione 1-to-1 per ogni piattaforma genererebbe un'enorme complessità e dei costi di manutenzione ingestibili. Per queto un hub centralizzato è l'unica architettura “future proof”.

Diverse sono le possibili implementazioni e si possono suddividere in base alla tipologia di  accesso ai dati:

• Piattaforma Contratti Pubblici (ANAC) - L'integrazione è realizzabile in modo strutturato. Le API sono disponibili tramite la PDND (Piattaforma Digitale Nazionale Dati), seguono standard moderni come OpenAPI 3.0 per i modelli dati e utilizzano principalmente formato JSON (e XML per eForm/ESPD). Il percorso di integrazione richiede l'adesione alla PDND, la richiesta di fruizione degli e-service ANAC e la configurazione dei sistemi per l'autenticazione e l'interoperabilità richieste dalla piattaforma. dopodiché ci si comporta come con una qualsiasi API.
• Piattaforme di e-Procurement (es. SINTEL, PECP ARIA) - Qui la sfida è maggiore, poiché spesso non esistono API pubbliche per l'intero ciclo di dati disponibili (in questo caso per gare d’appalto).
  • Per SINTEL, non ci sono API pubbliche, l'accesso richiede SPID.
  • Per la PECP di ARIA S.p.A., la situazione è analoga, con un accesso che avviene tramite registrazione diretta sulla piattaforma.

In questi casi, la nostra esperienza ci permette di implementare soluzioni alternative come l'automazione di processi robotizzati (RPA), in cui un'utenza SPID viene associata a un sistema automatico dentro a una macchina. Queste automazioni verrebbero sempre gestite e orchestrate dal nostro hub centrale per garantire controllo e tracciabilità.

• Banche Dati e Sistemi Gestionali - L'integrazione con applicativi commerciali o banche dati richiede spesso collaborazione diretta con il fornitore. In questi casi, spesso l'integrazione non avviene tramite API ma con una connessione diretta al database dell'applicativo, che richiede un contatto con il produttore del software. Il nostro hub è progettato per essere estensibile e incorporare anche questi flussi di dati, garantendo che Jira rimanga il punto di controllo unico.
• Accesso a Dati Pubblici (Banca Dati ANAC, Consip) - L'hub può anche essere usato per interrogare e aggregare dati da fonti esterne.
  • Ad esempio, la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici di ANAC espone API REST in formato OCDS (Open Contracting Data Standard) che non richiedono autenticazione e permettono di interrogare liberamente i dati sugli appalti.
  • Il portale Acquisti in rete PA di CONSIP offre accesso agli open data tramite API basate su CKAN, che consentono di ricercare e scaricare dataset relativi a bandi e gare (in questo caso, più per analytics ex-post su processi di business conclusi).

I risultati: azzeramento errori e conformità normativa del nuovo Codice Appalti

Implementando una soluzione di questo tipo si ottengono risultati misurabili e immediati. Li elenchiamo di seguito.

• Riduzione drastica del tempo per la gestione delle pratiche (da ore a secondi).
• Azzeramento degli errori di trascrizione e dei rischi di conformità.
• Tracciabilità completa e in tempo reale dello stato della gara direttamente in Jira.
• Recupero di centinaia di ore/anno di lavoro qualificato.
• Garanzia di conformità normativa con il nuovo codice degli appalti.

Le raccomandazioni conclusive: trasformare l'integrazione in un vantaggio competitivo

Questo approccio trasforma Jira da semplice strumento di project management a un vero e proprio hub per il procurement. Offre una visione d'insieme, centralizzata e in tempo reale che abilita una pianificazione strategica più efficace, un controllo di gestione più rigoroso e, in definitiva, un vantaggio competitivo per l'intera organizzazione.