Spoiler: a volte l'innovazione tecnologica non nasce in una sala riunioni esclusiva, ma servendo i pasti in una mensa sociale.

Qualche mese fa abbiamo vissuto una giornata di volontariato di squadra alle Cucine Economiche Popolari di Padova. Tra un vassoio da preparare e quattro chiacchiere con le persone che gestiscono la struttura, è emersa una complessità quotidiana: “Coordinare i turni con i messaggi WhatsApp e i fogli di carta sta diventando un lavoro nel lavoro!”.

In quel momento è scattata la scintilla. In Miriade crediamo che la trasformazione digitale trovi il suo significato più alto quando si mette a disposizione del territorio. Non abbiamo visto solo un flusso organizzativo bloccato, ma l’opportunità di usare le nostre competenze in consulenza dati e sviluppo IT per generare un impatto sociale concreto.

La risposta a questa sfida è stata immediata: progettare un’applicazione dedicata, sviluppata in totale autonomia dal nostro team attraverso la tecnologia low-code di Google AppSheet, per ottimizzare la risorsa più preziosa che le Cucine possiedono: il tempo delle volontarie e dei volontari.

Oltre WhatsApp: la necessità di un'organizzazione agile

Fino ad oggi, la complessa macchina organizzativa delle Cucine Economiche Popolari si è basata sul passaparola, sui fogli di carta e su infinite chat di WhatsApp. Coordinare ogni giorno chi prepara il cibo, chi risponde ai cellulari e chi gestisce gli ingressi era diventato un labirinto di messaggi manuali.

ll risultato? Telefoni che non smettevano di suonare, messaggi importanti che si perdevano e un enorme carico di stress per chi organizza.

Mentre ascoltavamo i racconti di questa fatica quotidiana, la sfida ci è sembrata subito chiara: dovevamo portare ordine senza raffreddare l'anima umana del progetto. Abbiamo così deciso di usare ciò che sappiamo fare meglio, sviluppando un'app dedicata – comodissima da usare sia su smartphone che su PC – per mandare in pensione le chat infinite e rendere la gestione dei turni fluida e automatica.

Digitalizzare i processi interni: la tecnologia low-code 

Da un punto di vista organizzativo, l'esigenza principale era chiara: digitalizzare un processo che fino a quel momento richiedeva un enorme dispendio di tempo, forte presenza umana ed era frammentato su molteplici canali comunicativi. Architetturalmente, l'obiettivo si traduceva nella necessità di abbandonare i vecchi sistemi per strutturare un unico ambiente centralizzato, capace di orchestrare i dati e automatizzare tutto l'automatizzabile. Per farlo, il nostro team ha sfruttato le potenzialità di Google AppSheet, la piattaforma no-code/low-code ideale per lo sviluppo snello di applicazioni aziendali, di cui avevamo già approfondito le dinamiche di governance nell'articolo sullo Shadow IT e i fogli di calcolo.

Il funzionamento logico del sistema si basa su un'architettura reattiva, guidata sia dalle interazioni degli utenti (event-driven) che da precise routine temporali:

1. l'innesco (Trigger): il processo prende il via da un'azione manuale (come l'onboarding di un nuovo volontario con l'inserimento delle sue mansioni e disponibilità) oppure da una scadenza ciclica preimpostata (l'aggiunta quotidiana di nuovi turni e la generazione del prospetto ogni lunedì);
2. l'elaborazione logica: AppSheet intercetta il nuovo inserimento e processa i dati in tempo reale. Il sistema applica delle logiche di assegnazione ben precise: legge le mansioni assegnate e le disponibilità indicate sul profilo del volontario, e le incrocia con le reali necessità operative a calendario. Sulla base di questi criteri esatti, l'app genera automaticamente la pianificazione personale della risorsa per le 4 settimane successive;
3. l'esecuzione e il sistema di alert: l'applicazione traduce l'elaborazione in azioni concrete. Invia autonomamente le notifiche push agli smartphone dei volontari per sollecitare i turni e genera alert automatici in caso di mancata risposta. Qualora un turno rischi di non essere compilato, il sistema esegue un'ulteriore escalation allertando il supervisore e abilitandosi a inoltrare la richiesta ad altre risorse.

Le funzionalità chiave dell'applicazione

• pianificazione automatizzata a ciclo continuo: l’app genera automaticamente le griglie dei turni con un mese di anticipo, riducendo drasticamente il carico amministrativo;
• gestione degli alert di copertura: se uno slot rimane scoperto o un utente non conferma la propria partecipazione, il sistema invia una notifica automatica di allarme all'amministratore per garantire che il servizio sia sempre presidiato;
• profili personalizzati e sicurezza: ogni persona incaricata accede a un'area personale protetta dove visualizzare esclusivamente i propri turni e le richieste di partecipazione pertinenti, con facoltà di modifica in totale autonomia;
• un archivio condiviso: l'applicazione integra una sezione documentale centralizzata per la consultazione di ricette, materiale fotografico e comunicazioni ufficiali. I contenuti sono condivisi esclusivamente con le persone esplicitamente autorizzate;
• data insight sulla partecipazione: attraverso una dashboard di reportistica, la direzione può analizzare l'andamento della partecipazione su base demografica (età e ruoli ricoperti), monitorando i trend per ottimizzare le future campagne di reclutamento.

Una soluzione inclusiva: l'ecosistema Google Non-Profit

Progettare un'infrastruttura impeccabile dal punto di vista tecnico non sarebbe servito a nulla se i costi delle licenze o le limitazioni degli account gratuiti standard ne avessero impedito la reale adozione. Affinché il progetto avesse senso e lo strumento risultasse accessibile all'intera base dei volontari senza barriere economiche o tecniche, c'era un prerequisito fondamentale  alla base dell'intera architettura: l'attivazione di Google for Nonprofits.

Per questo motivo, prima ancora di scrivere una singola logica di automazione, il nostro team ha affiancato l'associazione guidandola passo dopo passo nell'ottenimento di questo status. Questo passaggio strategico iniziale è stato il vero abilitatore del progetto: ha permesso di azzerare i costi operativi per l'uso di AppSheet e ha sbloccato una suite di servizi di livello aziendale, garantendo la piena scalabilità della piattaforma e una governance sicura e centralizzata delle identità digitali di tutti gli utenti.

Verso il rilascio: un'innovazione che mette al centro le persone

L’applicazione è attualmente nelle sue fasi conclusive di fine-tuning. I test operativi definiranno nelle prossime settimane la data di rilascio ufficiale.

Mettere l'innovazione IT e la consulenza dati a supporto del no-profit significa ricordare che dietro ogni riga di codice c'è un impatto reale sulla qualità della vita delle persone. Ottimizzare i tempi del volontariato con AppSheet è il nostro modo di dire grazie a chi si prende cura del territorio, offrendo alla solidarietà la precisione e la forza della tecnologia.