FinOps on-premise e hybrid IT
Nel settembre 2023 l’IT Manager di un importante gruppo leader globale nella produzione di leghe speciali ad alte prestazioni per settori critici come l'aerospaziale e il medicale, si è trovato ad affrontare una delle attività più critiche della governance IT: la definizione del budget tecnologico per l’anno successivo.
Negli ultimi anni l’azienda aveva attraversato una fase di forte espansione attraverso acquisizioni di altre realtà produttive. Questo aveva generato una progressiva crescita dell’ecosistema tecnologico, con conseguente aumento della complessità infrastrutturale e dei costi operativi.
L’infrastruttura IT risultava caratterizzata da:
- data center distribuiti nelle diverse sedi produttive;
- parchi software eterogenei derivanti dalle acquisizioni;
- numerosi fornitori tecnologici;
- difficoltà nel correlare i costi IT alle reali esigenze del business.
La proprietà richiedeva maggiore trasparenza sulla spesa IT, maggiore prevedibilità dei costi e una riduzione delle inefficienze operative. Per affrontare questa sfida l’azienda ha deciso di adottare un approccio FinOps.
Durante la fase iniziale di assessment sono emerse diverse criticità tecniche e organizzative. Vediamole brevemente.
- Mancanza di visibilità sui costi IT, poiché non esisteva un sistema strutturato per correlare i costi IT alle unità organizzative o ai servizi utilizzati.
- Gestione non ottimizzata delle licenze software, in quanto la gestione decentralizzata delle licenze aveva generato negli anni una crescita incontrollata dei costi software.
- Overprovisioning delle risorse infrastrutturali. I data center locali delle diverse sedi erano stati progettati nel tempo per garantire massima disponibilità. Tuttavia questo aveva generato: sovradimensionamento dei server, basso tasso di utilizzo delle risorse hardware, difficoltà di capacity planning.
- Elevata frammentazione dei processi IT che si traduceva in una cestione inefficiente delle richieste interne, in una scarsa visibilità sulla distribuzione del lavoro tra i team e nella conseguente difficoltà di monitorare la produttività.
Quattro radicali trasformazioni
- FinOps oltre il cloud: applicazione pionieristica dei framework di ottimizzazione finanziaria a un'infrastruttura prevalentemente on-premise, sfatando il mito che il FinOps sia un'esclusiva del public cloud.
- Razionalizzazione post-M&A: risoluzione definitiva del debito tecnico e della complessità generata dalle passate acquisizioni aziendali, unificando la governance su licenze software e risorse hardware.
- Osservabilità End-to-End: superamento della gestione a silos grazie all'introduzione di un monitoraggio full-stack avanzato, che ha permesso di eliminare il costoso overprovisioning garantendo al contempo la massima continuità operativa.
- Cambiamento culturale (Change Management): transizione da un approccio puramente reattivo a uno proattivo, dove l'automazione dei processi e l'introduzione di pratiche DevOps hanno trasformato il tempo risparmiato in nuovo potenziale d'innovazione per l'azienda.
Per affrontare queste problematiche, Miriade ha definito un programma FinOps strutturato in cinque macro-fasi.
1. FinOps Assessment e mappatura dei costi IT
Il primo passo è stato fare un assessment approfondito dell’intero ecosistema IT. Attraverso un workshop svolto insieme all’IT Manager e i responsabili delle diverse aree tecnologiche, è stata costruita una mappa completa dei costi IT, che includeva licenze software, infrastruttura hardware, contratti di manutenzione e costi operativi del personale IT.
2. Software Asset Management e ottimizzazione delle licenze
Per la gestione del parco software è stato implementato Flexera One, piattaforma leader di Software Asset Management. L’analisi dei dati di utilizzo ha permesso di individuare le licenze inutilizzate, le duplicazioni tra strumenti e contratti software non ottimizzati. Attraverso un processo di razionalizzazione e negoziazione con i vendor il cliente ha, così, ottenuto di eliminare le licenze ridondanti, di ottimizzare i contratti di manutenzione e ha potuto consolidare le piattaforme che svolgevano un importante ruolo.
3. Ottimizzazione dell’infrastruttura on-premise
L’infrastruttura hardware è stata analizzata con strumenti di observability e monitoraggio avanzato. È stata introdotta la piattaforma Dynatrace, utilizzata per: monitoraggio full-stack di infrastruttura e applicazioni, analisi del consumo delle risorse, rilevamento automatico delle anomalie. L’analisi dei dati ha evidenziato importanti margini di ottimizzazione. È stato quindi avviato un progetto di consolidamento dei server fisici e virtualizzazione delle infrastrutture, nonché ridisegno dell’architettura dei cluster. Il nuovo modello infrastrutturale ha permesso di ridurre l’overprovisioning mantenendo elevati livelli di resilienza.
Automazione dei processi
Una parte significativa del progetto ha riguardato il miglioramento dei processi IT interni. Sono stati introdotti strumenti di orchestrazione e IT Service Management: Camunda per l’orchestrazione dei workflow aziendali, Jira Service Management per la gestione del service desk, Jira Software e Advanced Roadmaps per il project management.
Introduzione di pratiche DevOps
Questo ha permesso di automatizzare il deployment delle applicazioni, standardizzare gli ambienti di sviluppo, introdurre modelli di cost allocation basati sull’utilizzo delle risorse.
- Software Asset Management: Flexera One.
- Observability e monitoring: Dynatrace.
- Container Platform: Red Hat OpenShift piattaforma Kubernetes enterprise.
- Process Orchestration: Camunda.
- IT Service Management: Atlassian Jira Service Management.
- Project Management: Atlassian Jira Software, Atlassian Advanced Roadmaps.