Atlassian, come abbiamo scritto diverse volte nel nostro blog , offre sul mercato tantissimi tool che consentono di gestire, pianificare e tracciare le attività di un progetto lavorando collettivamente e condividendo le informazioni in modo efficiente.

Nel modello di pianificazione del lavoro Agile, al momento dello Sprint Planning vengono create user stories, task e bug che vengono assegnate al team che sta seguendo il progetto.

Ogni task che viene individuata viene pesata al momento dello Sprint Planning con l’indicazione di Story Points in base alla difficoltà e complessità.

La pianificazione è fondamentale, gli sprint che ne derivano definiti dal product owner però, come sanno bene tanti Project Manager, sono quasi sempre destinati a cambiare.

Non importa quanto si pianifichi, ci sarà sempre un certo livello di incertezza.

Un tipo di cambiamento che tende ad essere il più frustrante di tutti per i team è l’unplanned work da inserire tra le attività da seguire a sprint ormai già iniziato.

Cos’è un unplanned work?

Unplanned work potrebbe essere:

  • una nuova implementazione urgente richiesta dal business;
  • un intervento improrogabile per ripristinare la funzionalità del servizio verso gli utenti finali;
  • la presenza di un bug che va a inficiare l’integrità dei dati o del servizio;
  • una qualsiasi emergenza non strettamente legata al progetto in corso.

Si può dire quindi che un unplanned work è una qualsiasi attività nell’organizzazione che non è associata ad una attività già prevista in uno sprint di progetto, una procedura o una richiesta di modifica autorizzata. 

Un unplanned work impatta drasticamente sulle capacità del team di rispettare la tabella di marcia, causando pratiche di lavoro a volte insostenibili.

Oltre a rallentare il flusso delle attività programmate, l’unplanned work è difficile da identificare e non si trova mai il tempo di gestirlo in maniera ottimale.

Come si può vedere dalla burndown chart qui sotto.

Come identificare l’unplanned work?

Per identificare l’unplanned work bisogna innanzitutto capire quali sono le radici del problema.

 Le fonti delle attività non pianificate possono essere:

  • Modifiche non riuscite: l’ambiente di produzione viene utilizzato come ambiente di test e i clienti sono il team di controllo della qualità;
  • Modifiche non autorizzate: non viene seguito il processo di gestione delle modifiche, rendendo gli errori più difficili da monitorare e correggere;
  • Errata pianificazione iniziale: questa può causare errori ripetuti in corso di progetti che devono essere risolti periodicamente, bloccando lo sviluppo del progetto;

Attività di altri progetti: spesso i team lavorano parallelamente su più progetti e attività non pianificate o che nascono in altri progetti, possono rallentare il team anche sugli altri lavori.

Come tracciare e calcolare l’unplanned work?

Una volta identificate le attività non pianificate che possono rallentare l’esecuzione dei progetti, e degli sprint che li compongono, è necessario tracciarle per farle emergere ed iniziare a ragionare su come poterle gestire in modo da fare capire anche al business quali sono le cause dei rallentamenti.

Per tracciare un unplanned work ci sono varie modalità:

  • aggiungere una checkbox che lo identifichi;
  • indicarlo con un’icona specifica;
  • creare un’issue type specifica per le attività non pianificate;
  • denominarlo in modo da essere differenziato dalle attività pianificate;
  • evidenziarlo durante i SAL con il resto del team.

Tracciato l’unplanned work è necessario calcolarlo utilizzando:

  • filtri dedicati;
  • plugin dedicati;
  • report condivisi con l’intero team;
  • board comune con tutti i progetti.

Tracciando e successivamente calcolando le attività non pianificate è possibile quantificare il loro impatto sugli altri task e sui tempi dei progetti, consentendo di pianificare meglio durante gli sprint planning futuri, e anche capire con maggiore chiarezza quali sono le principali cause della loro origine.

Ora che si hanno a disposizione tutte le informazioni, si può scegliere come gestire gli unplanned work.

Di gestione di unplanned work ce ne intendiamo un bel po’!

Scarica la nostra guida

Come gestire gli unplanned work?

Identificati e calcolati gli unplanned work è poi fondamentale valutare e dare delle priorità alle attività che si stanno già svolgendo.

Indipendentemente da come gestisci un unplanned work, è molto importante che prima di intraprendere un nuovo lavoro, ci si chieda quale strategia si sta seguendo.

Guardando i parametri coinvolti è più facile visualizzare l’importanza del nuovo lavoro e determinare il percorso migliore per inserirlo nelle attività che si sta già svolgendo.

Dopo aver valutato l’importanza del nuovo lavoro, si può decidere come portarlo a termine. 

Esistono diversi modi per gestire il lavoro non pianificato:

  • Inserendolo nello sprint corrente;
  • Spostandolo in backlog;
  • Inserendolo nel prossimo sprint;
  • Stabilendo un team dedicato alla gestione di tutti gli unplanned work.

Ciascuno di questi metodi ha una serie di pro e contro. 

Non esiste un “miglior” approccio per affrontare l’unplanned work.

Il metodo viene deciso caso per caso stabilendo in modo intelligente quale strategia riduce al minimo l’impatto sulla consegna del lavoro pianificato. 

Naturalmente, ci sono alcune situazioni in cui il problema deve essere gestito immediatamente: é fondamentale quindi comunicare con l’intero team sull’impatto del lavoro non pianificato e sulla sua esecuzione e gestione.

Non c’è modo di eliminare completamente l’unplanned work, ma ci sono alcune cose che si possono fare per limitare le sorprese e le interruzioni portando via tempo a quelle attività veramente necessarie.

Una di queste è affidare la gestione dell’unplanned work a determinate persone del team che al momento non sono occupate in altre attività. 

Tracciare tutte le diverse attività dei singoli progetti sui quali il team sta lavorando diventa a volte però complicato.

Per questo motivo ci si affida a tool di Agile Project management come Atlassian.

Come Atlassian aiuta a gestire l’unplanned work?

Atlassian consente di gestire in modo efficiente tutti i progetti, verificare come i membri del team stanno lavorando, quanto è il carico di lavoro a loro assegnato e poter pianificare le diverse attività.

E’ possibile utilizzare moltissimi diversi approcci che ci permettano di far emergere, quantificare e quindi revisionare tutto quello che non è stato pianificato. Possiamo utilizzare alcune funzionalità base di Jira per raggiungere il nostro obiettivo:

  • Definire Issue Type dedicate;
  • Aggiungere Scrum o KanBan board con swimlanes dedicate per dare visibilità ai membri del team;
  • Verificare puntualmente l’andamento dei burndown chart a fine sprint.

Oltre alle funzionalità di base, possiamo però andare a migliorare la percezione rispetto all’impatto dell’unplanned work sulla totalità delle nostre attività utilizzando questi tool:

L’estensione SumUp che consente di: 

  • Ottenere widget con somme di story points o estimate multi progetto;
  • Creare filtri e JQL dove andare a verificare totali di tempi dedicati dalle nostre persone alle issue unplanned;
  • Raggruppare i problemi per valori di campo enfatizzando ancora di più i tuoi dati;
  • Supportare la visualizzazioni di campi personalizzati;
  • Supportare progetti di nuova generazione, Insight e Roadmap avanzate.

BigPicture che permette di :

  • Verificare il completo carico delle risorse per team, per progetto e a livello globale;
  • Pianificare e adeguare gli obiettivi simulando diversi scenari futuri;
  • Migliorare l’assegnazione delle attività pianificate e non pianificate in base alle disponibilità e agli skill delle persone dei team;
  • Avere una visione di alto livello rispetto all’occupazione di tutti i team aziendali;
  • Supervisionare le prestazioni e monitorare i progressi;
  • Coordinare le risorse e distribuire i carichi di lavoro;
  • Rilevare e rispondere ai rischi.

EazyBI che permette di:

  • Creare cruscotti completamente personalizzati per riportare al business l’impatto dell’unplanned work rispetto a quanto normalmente pianificato;
  • Verificare costantemente l’andamento degli sprint rispetto al pianificato;
  • Inviare report periodici per poter essere notificati rispetto alle performance dei team.

Se utilizzati correttamente questi prodotti consentono anche di monitorare e quantificare il volume degli unplanned works.

Ogni team può scegliere la metodologia di identificazione e di gestione più consona al proprio metodo di lavoro.

Saper riconoscere velocemente quali sono le attività non pianificate, aiuta i Project Manager e tutto il team a comprendere meglio la gestione e modificare, se necessario, le attività future per ridurre la loro incidenza sui tempi dei progetti.

Come possiamo aiutarti noi di Miriade?

Noi di Miriade ti aiutiamo a definire con precisioni quali prodotti Atlassian sono perfetti per gestire e far lavorare al meglio i tuoi team, accompagnandoti nelle fasi di scelta, configurazione e implementazione delle board che saranno utili per tenere ogni aspetto dei progetti sotto controllo.

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