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G Suite per la PA: Google mail e Google Apps

By Camilla Mantella 5 mesi agoNo Comments

Per chi lavora in un ente pubblico, la gestione burocratica degli atti e delle pratiche – spesso rallentata da processi ancora troppo poco digitalizzati – è l’attività che porta, probabilmente più delle altre, a consumare tempo e risorse che potrebbero essere impiegate più proficuamente per lo sviluppo di servizi e progetti a favore dei cittadini.

Riorganizzare e velocizzare le comunicazioni tra settori e dipartimenti senza per questo stravolgere i processi già in essere e nel pieno rispetto delle normative è possibile. A costi contenuti e senza prevedere una formazione iniziale degli addetti eccessivamente lunga o onerosa.

Rendendo più rapide e puntuali le comunicazioni, l’iter burocratico si fa più snello.

G Suite è la suite di strumenti informatici proposta da Google all’amministrazione pubblica e alle aziende per sostenere una riorganizzazione efficace delle comunicazioni esterne ed interne, grazie ad un’infrastruttura intelligente, sicura e dal set up semplice e immediato. Dalla Google mail alle Google Apps – che comprendono calendari condivisi, chat, documenti modificabili simultaneamente da più postazioni grazie al cloud – le opportunità offerte da Google per migliorare il proprio modo di lavorare sono numerose e al tempo stesso molto facili da utilizzare.

google mail google apps

Alcuni degli strumenti a disposizione

  • Google mail professionale, con dominio personalizzato (sul tipo nomecognome@nomeamministrazione.it);
  • Suite office in cloud (documenti, fogli di calcolo, presentazioni, sites), con possibilità di condivisione ai colleghi a più livelli (dalla possibilità di modifica alla semplice visualizzazione). Mai più pratiche trasmesse via mail che vengono corrette più e più volte da uffici diversi e poi rispedite: grazie alle Google apps è possibile generare un unico documento che può essere lavorato contemporaneamente da più persone diverse;
  • Calendari condivisi, con possibilità di prenotare spazi e fissare riunioni e appuntamenti nel pieno rispetto delle agende altrui;
  • Possibilità di chattare ed effettuare videochiamate e videoconferenze grazie a Hangout, risparmiando il tempo impiegato per gli spostamenti tra sedi diverse.

google mail google apps

I vantaggi

  • Investimento contenuto: si paga per il numero effettivo di utenti che utilizzano la suite;
  • Scalabilità: nel caso il numero degli utenti cresca (o diminuisca) non è necessario investire in hardware aggiuntivo o trovarsi a fare i conti con un’infrastruttura eccessiva per le proprie esigenze. Il cloud è uno spazio aperto e flessibile, che si adatta velocemente in base alle richieste;
  • Storage illimitato: niente più problemi nel processo di archiviazione. Le Google Apps garantiscono uno storage immenso, praticamente illimitato, adatto a conservare tutti i documenti e le pratiche.
  • Accesso da qualunque device, dal pc al tablet fino allo smartphone. Google mail e Google Apps sono raggiungibili dovunque ci sia una connessione ed è possibile lavorare sui documenti anche off line. Non appena si tornerà on line, le modifiche verranno salvate automaticamente.

Sarà sicuro?

Tanta flessibilità – e il fatto che stiamo parlando di tecnologie su cloud – mettono spesso in allerta le pubbliche amministrazioni, chiamate a rispettare regole stringenti in materia di protezione dei dati.

Gli strumenti Google rispettano tutte le normative in vigore, compresa la nuova General Data Protection Regulation (GDPR), e risultano perfettamente protetti in caso di attacchi informatici o disastri naturali che potrebbero comportare la perdita dei dati.

La doppia cifratura e la replica dei dati, oltre ai data center costantemente presidiati in tutto il mondo, sono garanzie aggiuntive per la sicurezza di informazioni e comunicazioni sensibili.

Se desideri ricevere maggiori informazioni sulla suite Google, scarica il datasheet o contattaci.

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Photo credits: Google

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